长江商学院 | 远程办公,该如何提升工作/管理效率?

长江商学院 2020-02-05 浏览量: 2904

MBA中国网讯】1月26日,国务院发布通知,春节假期延长三天。此外,在全国抗击新型肺炎的特殊时期,北、上、广、深等一线城市纷纷进一步延长假期或实行在家办公的措施,以应对长达14天的隔离期。

很多互联网公司已经开始远程办公的尝试。

可是,很多公司企业都缺乏远程工作管理的,这篇文章我们整理了许多管理专家的经验和观点,希望能帮助你了解如何高效管理远程工作。

在家并不等于不工作,远程办公在国外也并不是一件新鲜的事情。

在硅谷,尤其是新一代的科技公司几乎都有远程工作的基因。像维珍集团、37signals和IBM等企业,都采用了远程办公的方式给予员工更多自由,而获得了自由的员工,也在用更好的工作成果回报着这些企业。

或许这次疫情也将成为让中国企业开始尝试办公新形式的契机。

但相信很多管理者缺乏远程工作的经验,如何防止员工“不务正业”是常常被提及的问题之一。

那么今天,我们整理了许多管理专家的经验和观点,希望能帮助你了解如何高效管理远程工作。

01、提升管理效率的办公指南——刘润 润米咨询创始人

在家办公最大的挑战,是远程之下,管理和沟通效率会大大下降。

什么叫管理效率下降?

管理效率下降,是因为你见不到一些员工了,你没办法非常快速地安排工作、调整节奏,员工在做什么,遇到什么问题,也没办法及时向你请示,得到你的指导,协同上就会遭遇挑战。

沟通上具体会遇到什么问题?

大家在一起的时候,遇到问题,一抬头就能跟旁观同事说一嘴,需要协助就喊一声,大家可能还会快速地召集开会等等,这些事情在远程办公里都做不到。

尤其是每个人都在自己家里,如果有员工他不工作,你其实也不知道,他是不是因为心情焦虑,刷着疫情新闻无心工作,你也无法知道。

那么如何解决?这里有一些建议供你参考:

建议一:加强定期沟通。

远程办公时沟通显得尤其重要,所以一定要加强定期的沟通。

怎么样加强定期沟通呢?

建议大家要开始实行两个制度:

第一个制度是早会制度;

第二个制度是晚报告制度。

这两个制度是远程工作有效率地基本保障。什么意思?

在公司上班的时候,谁准时上班,谁准时下班,就算你不打卡,大家其实也能看得到。

可是在家办公,你很难知道一个员工是不是准时上班的。

即便是远程工作,只不过是工作地点换了,工作时间段其实没有换。

这意思是说,你家里,依然是早上9点到下午6点上班的状态,这时间段不能换,因为大家需要协同。怎么才能保证协同性?

第一点,建立早会制度。

比方说,早上9点,每个部门都在微信群里开个语音会议,沟通一下今天我们要做的事情是什么,每个人分别要做什么。

每个人都在会议里简单地讲一分钟,说我今天大概要做这么一件事、两件事、三件事……

简单地讲一讲就好,其实最重要的是大家互相提个醒,我们开工了。

第二点,建立晚报告制度。

早会既然已经提出了,我们今天要做这件事,其实就给了管理一个非常重要的依据。

到了晚上,每个人需要通过钉钉或者企业微信,把自己的报告发出来,讲一下我今天做的事,每件事我做到什么程度了,今天的工作,我有一个怎样的结果交付给大家。

所以早会晚报告,这两个制度是进行远程办公时一个很重要的基本管理手法。

建议二:是把目标拆解为任务。

这句话意思是说,公司要懂得把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标,开始拆解为每一天要完成的任务。

因为很多事情,工作周期可能是一周、一个月,甚至更长时间。为了避免在远程办公时失去目标,我们需要把目标拆解到一个个任务上,把objective拆解为task。

第一,目标要达成,每天的task也就是任务先要执行到位。

举个例子,公司要向客户交付一套非常大的代码,中间可能涉及到300多个功能。

作为项目管理者,就需要再把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么。

比如,今天的任务,第一,我要给客户打个电话,谈项目计划,疫情期间在家里完成设计。

第二,我要跟我的团队开会,确定节后三个主要提案方向,并由我的团队交付出这三方向的基本设计框架。

你看,把目标拆解为以天为单位的任务,这其实也在训练一个人的管理能力。

建议三:公司为大家准备线上协作工具。

我们今天的沟通工具已经非常多元化。比如微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通工具。但大家办公的时候,往往要基于同一个文件、同一批文件协同,而即时沟通工具并不能传输大规模的文件。

所以给大家介绍几个工具。

文档类,推荐类似石墨、Office365等软件

他们可以支持多人在同一篇文档上同时做修改。

有时候写一个项目计划或者一篇报告,老板、助理、项目经理、策划员工,大家可能一直站在电脑面前说,这个人说这么改,那个人说那么改,一起把文书改好。

这时候通过石墨或者Office365,大家可以在线共同修改同一篇文章,这个时候就达到了一个协同的目的。传输类,我推荐可以用网盘。

比如说,大家把每一天工作的成果都上传到百度网盘,每天结束的时候,每个人都可以看到彼此交付的成果,第二天再基于这个成果来做第二天的工作。

百度网盘之外,钉钉和企业微信里面都有类似的功能。

02在家办公,请先铭记以下原则——哈佛商业评论

  • 建立一个日程安排,并坚持不懈;

  • 在每天结束时,专注于你已经完成的工作,以保持干劲;

  • 创建一个专门的工作区,并让你的家人知道,在工作时间,你是不能被打扰的。

  • 整天工作,没有规律的休息——你的生产效率会降低,工作动力将减弱;

  • 与世隔绝——加倍努力去与你的同事和同行碰面,并聊聊工作上的事;

  • 忽视定期向同事和老板报道——让你自己变得“可见”,是极重要的,即使你并未身处办公室中。

03、提高在家办公效率的三个诀窍——心理学家Steven Kramer

根据上面提到的几个Do和Do Not,下文将展开说明如何落实到实践上。

1. 坚持规律的日程表。

“无人监督,即使我们中间最自觉的人,也会偷懒。”

建立一个日程表,不仅提供了一天的规划,更能帮助你保持干劲。如你在办公室一样,开启一天的工作。早些起床,穿戴整齐,一旦投入工作,尽量避免网上的诱惑。

然后你需要花费一些时间,来为你的工作时间确定最佳的节奏。接着,按日为基础,对你能完成的工作量,确定有现实性的预期。确定日程表,并坚持不懈。

2. 设定清晰的界限。

当你在家办公时,难免将你的工作掺杂进你的家庭生活。“除非你谨慎的保持界限,否则你将开始感觉你始终处于工作之中,变得无家可归。”这就是保持二者截然区分的原因所在。

保持界限的一个方法是在你的家里开辟一个独立空间。你也希望保证你的朋友与心爱之人了解到,即使你身在家中,在安排好的工作时间,你是禁止打扰的。

“即使门铃响起,除非我真的在期待有人来访,我会置之不理。”Kramer说这样做,不仅有助于你保持专注,更有助于你在一天工作结束时,更容易的脱离工作模式。

另外,当一天结束时不要担心你的工作会被突然打断,即使你正在一项工作任务中进展正佳。在一项任务上中途暂停,将使你在下一天更容易的进入工作状态。这个诀窍适用于每个人,对在家办公者尤其如此。

“厄内斯特.海明威在一天工作结束时,会尝试在一个段落写到中途时停笔。” Kramer说,“如此一来,当他再次坐下来时,动笔将不再艰难,因为他知道接下来要写些什么。”

3. 进行有规律的休息。

尽快完成工作或许很诱人,尤其当你试图证明你在家也能卓有成效的工作时。但“进行有规律的’脑力休息’是极重要的。多久休息一次是最好的?一家社会媒体公司的研究者追踪了该公司中最有效率的员工的习惯。

他们发现最佳员工往往专注的工作52分钟左右,之后会进行一次17分钟的休息。这些恢复精力的休息无需采取任何特定形式。

“这可以很简单,比如凝视窗外,或阅读报纸,” Hallowell说,任何事情都可以,只要它能给你的大脑一个短暂的休息机会。“大脑如任何其他肌肉一样,需要休息,” Kramer说。“散步、健身、做做拉伸。然后重新投入工作。”

4. 与人保持联系。

长期与世隔绝会导致生产效率的降低,工作动力也会减弱。因此,如果你的工作并不要求每天都与他人会面,你需要付出额外的努力,以保持与他人的联系。因为当回到办公室时,你是否能得到晋升,可见性将是一个重要的因素,因此,尽可能频繁的向你的同事和上司沟通。

分享你在当天所完成的某些工作是至关重要的,不仅有助于你的职业生涯,也有益于你的心理健康。

5. 庆祝你的胜利。

当你独力在家办公时,保持干劲将是困难的,尤其是当四周充满让你分心的事情时,比如朋友圈、微博,堆积如山的待洗衣物,急需整理的壁橱。保持动力的一个聪明的办法是,花费一点时间,来庆祝你在那天所已经能够完成的工作,而不是专注于那些你尚需完成的工作。

你也可以坚持写日记,在日记里,回顾你一天中发生的事情,并记录下你可以从你的待办事项清单中划掉的项目。对你能够完成的工作进行每日提示,将有助于创建一个不断向前的良性循环。

04、管理上:尝试以OKR代替KPI

说到企业管理,你一定会想到KPI,但OKR与KPI有根本上的不同:在员工主动性上,KPI是“老板让我做”,而OKR是“我主动要做”;KPI关注结果,并与薪资挂钩,但员工为了达成目标,可能会作假,而OKR关注过程,即使目标没有全部达成,也不影响薪资。

为什么需要用OKR替换掉原来的KPI(关键绩效指标)绩效考核?

因为绩效考核讲求剔除大脑,只追求效率,隔绝创新。而OKR不是,它是催你搅动脑浆,挤出新创意,以达成业绩指数成长的既定目标。当你无法实时“监控”员工工作进度时,使用这种推动员工不断创新的方式就更为合适。

如果你的企业属于互联网、创新创业,或者是传统行业但是在寻求转型突破,以及有诸多以脑力劳动为主的知识型岗位,那么OKR就比KPI更合适,能够给予员工足够的自主性。

实行OKR时最重要的是什么?

建议你牢记两个字:透明。这也是为什么OKR更适用于远程办公的原因。

像谷歌就有个系统叫easy OKR,谷歌8万员工都在上面发布自己的OKR,人人都可以查阅。

彻底的透明化能给你带来两个好处:一方面,沟通成本被极大地降低了,每个人都很容易知道其他人在做什么;另一方面,大家的目标是一致的,公司的文化认同和信任就更容易自发产生。这一点,通过协同办公平台相信很容易可以实现。

05、写在最后

最后,一点小建议,希望各位企业家牢记关心员工与人文关怀,疫情期间人心惶惶,加之在家办公,员工进入工作状态相对较慢,管理者可以时时鼓励,一起战胜疫情,共度时艰。

祝福每一个人平安健康,饱有勇气应对接下来经济环境的考验,并且拥抱即将到来的春天。

编辑:胡艳会

(本文转载自长江商学院 ,如有侵权请电话联系010-53572272)

* 文章为作者独立观点,不代表MBAChina立场。采编部邮箱:news@mbachina.com,欢迎交流与合作。

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